服務(wù)熱線
400-659-2288
合同作為商業(yè)活動(dòng)最重要的憑據(jù)之一,如何管理合同,并通過(guò)合同去追蹤對(duì)應(yīng)項(xiàng)目的現(xiàn)金流、信息流和數(shù)據(jù)流,是企業(yè)管理中的重要課題之一。在此背景下,“合同全生命周期管理”(CLM)一直是近幾年備受企業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)。據(jù)相關(guān)公開數(shù)據(jù)顯示,預(yù)計(jì)2022年全球合同全生命周期管理市場(chǎng)規(guī)模將超24億美元1。
通常來(lái)說(shuō),合同全生命周期管理,是指從合同的草擬與談判、簽約、簽章、歸檔、履行、終止或續(xù)約的全周期對(duì)合同過(guò)程、輸出結(jié)果的管理與監(jiān)控。合同全生命周期管理具有時(shí)間跨度長(zhǎng)、涉及部門多、信息數(shù)據(jù)來(lái)源廣等特點(diǎn)。區(qū)別于傳統(tǒng)法務(wù)對(duì)合同的管理止步于合同簽署,隨著企業(yè)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)把控意識(shí)的不斷提升,合同生效后的履約管理也成為企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)管理的一大難點(diǎn)。
作為普華永道“法務(wù)轉(zhuǎn)型煥新能,運(yùn)營(yíng)升級(jí)控風(fēng)險(xiǎn)”專題系列文章的第三篇,本文將聚焦于企業(yè)法務(wù)部門關(guān)注度最高的的合同管理模塊,結(jié)合普華永道的專業(yè)洞見(jiàn),為企業(yè)闡述從合同全生命周期管理到業(yè)財(cái)稅法履約的管控升級(jí)。
共識(shí):合同管理是業(yè)財(cái)稅法一體化的基石
合同是一切交易的基礎(chǔ),它承載著企業(yè)在交易、財(cái)稅、人事、合規(guī)、風(fēng)控等方面的眾多要求和約定,合同管理水平的高低直接影響企業(yè)運(yùn)營(yíng)的合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)及效率。構(gòu)建“業(yè)財(cái)稅法”融合的合同管理體系,充分挖掘合同作為數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價(jià)值,將有效保障企業(yè)戰(zhàn)略的落地與執(zhí)行。
挑戰(zhàn):構(gòu)建“業(yè)財(cái)稅法”融合的合同管理體系知易行難
很多企業(yè)已經(jīng)開始重視合同全生命周期管理的重要性,但是根據(jù)經(jīng)驗(yàn),企業(yè)在構(gòu)建“業(yè)財(cái)稅法”融合的合同全生命周期管理體系過(guò)程中,也面臨諸多挑戰(zhàn),具體包括:
01
缺乏統(tǒng)一的合同管理體系規(guī)劃
產(chǎn)品架構(gòu)層面,各業(yè)務(wù)部門難以知悉全局的管理層戰(zhàn)略意圖,各業(yè)務(wù)部門難以知悉全局的管理層戰(zhàn)略意圖,合同管理系統(tǒng)的邊界定義尚不明晰,對(duì)合同管理訴求也各不同;
項(xiàng)目實(shí)施層面,如何合理劃分合同管理平臺(tái)的短期、中期、長(zhǎng)期目標(biāo)仍不明晰。如何分步實(shí)現(xiàn)合同管理信息化的目標(biāo)也缺乏有效的指導(dǎo)。
02
信息分散,數(shù)據(jù)孤島
現(xiàn)有流程合同傳遞效率低下,管理人員與承辦人員的信息割裂,無(wú)法實(shí)時(shí)掌握每項(xiàng)合同當(dāng)前的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié);
合同模板、流程標(biāo)準(zhǔn)化程度低,制約業(yè)務(wù)用戶規(guī)范使用合同模板,同時(shí)也限制了法務(wù)部門的審核標(biāo)準(zhǔn)及效率,限制業(yè)務(wù)部門開拓市場(chǎng);
集團(tuán)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、稅務(wù)系統(tǒng)多且分散,集采合同系統(tǒng)無(wú)法支持非業(yè)務(wù)部門使用,數(shù)據(jù)不連通,無(wú)法發(fā)揮跨部門協(xié)同效應(yīng)。
03
缺乏數(shù)據(jù)可視化
合同可視化程度低,管理層及各部門無(wú)法直觀了解合同進(jìn)展,也無(wú)法掌握已經(jīng)發(fā)生的業(yè)務(wù)狀況,更失去了對(duì)企業(yè)的資金流向的把握;
當(dāng)前通過(guò)人工匯總數(shù)據(jù)并分析的手段,統(tǒng)計(jì)分析準(zhǔn)確率和效率都相對(duì)低下,無(wú)法很好地為決策提供支持。
04
輔助決策有限
由于合同承辦人員大多缺乏全面的合同法律知識(shí),因此在合同談判、合同簽署、合同履行、合同變更等各個(gè)環(huán)節(jié),均可能引起締約過(guò)失責(zé)任、違約責(zé)任及損害賠償責(zé)任等,導(dǎo)致企業(yè)權(quán)益受損。企業(yè)只能事后補(bǔ)救,具有被動(dòng)性和滯后性。
未充分利用合同數(shù)據(jù)價(jià)值,無(wú)法為集團(tuán)決策、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)及風(fēng)險(xiǎn)把控提供依據(jù)。
路徑:合同管理體系的構(gòu)建是不斷迭代升級(jí)的過(guò)程
企業(yè)在合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都面臨諸多痛點(diǎn)問(wèn)題,細(xì)節(jié)解決成敗,“業(yè)財(cái)稅法”融合的合同管理體系在設(shè)計(jì)之初就應(yīng)充分考慮各方利益相關(guān)者的訴求,從業(yè)務(wù)、用戶、技術(shù)角度規(guī)劃和設(shè)計(jì)合同管理解決方案。